某公司是一家房地产企业。使用泛微的协同管理平台进行企业日常业务的管理。同时，该企业除了在使用泛微的协同管理平台外，还有多套其他在用的管理系统的如ERP、财务系统等系统，所以对于费用相关业务的使用和管理都分散在不同的平台或者是停留在手工管理阶段。但是随着客户对费控管理要求不断提升，所以就迫切需要通过一个统一的费控管理体系来支撑企业中费用预算的有效管控。




　一、项目需求背景

该客户在未使用泛微协同管理平台进行费控管理之前面临的问题主要有：

1、预算管控难：该客户企业的办公地点分散在多地，费控多靠手工管理，没有系统来支撑全公司预算控制，导致费用分散，无法实现有效的管控。

2、费用相关的业务无法闭环：费用立项、合同、报销等业务无关联，容易产生费用风险。

3、费用相关操作繁琐：费用申请和费用报销需要在不同的系统中申请，业务操作繁琐，存在需要多次重复进行业务单据录入问题。

4、费用申请及审批时无数据支撑：由于没有预算系统支持，员工在进行费用申请时无预算余额数据支撑和管控，领导审批时也无法及时获取到可用预算等数据，所以经常会出现部分费用项超全年预算的情况发生。




二、应用架构规划

　　泛微项目团队根据该客户目前在用系统情况及费用管控要求，为客户建立起两套费用框架，以立项为主线贯穿整个费用业务链。

对该客户的会计科目进行重新的梳理，帮助客户建立根据成本中心+科目的维度进行预算控制，按照月度控制预算。

对于预算科目，不同的科目采取不同的管控模式，大致效果如下图示例所示：

同时将该客户在用的泛微协同办公平台与用友NC系统打通，实现OA系统中的财务业务单据自动生成NC系统付款结算单。




三、费控应用成果展示

1、费控期初数据录入

上线前的数据进行补录动作，填写此流程便于后期走合同、付款流程引用。




　2、费用立项

该客户企业中的立项流程即为预算体系下的费用申请的概念，针对于不同的事项发起流程后，归档时进入项目台账。




　3、合同流程

通过关联立项流程，提交时进入项目台账，显示合同状态为审批中，实现占用立项金额，归档时再更新数据。




4、费用付款

通过一条付款流程支撑两套付款分为两套体系：

1)立项-合同-付款，则通过表单中选择合同名称，系统可自动带出相关的合同信息、立项信息，用户填写报销金额即可;

2)立项-付款，则通过表单中选择立项名称，系统可自动带出相关的立项信息，用户填写报销金额即可。




　5、费用分摊

针对如行政部统一购买物品，但立项(费用申请)时费用承担主体为行政部，但实际使用部门为各承担主体，可通过费用分摊流程将已发生费用划拨至实际费用承担主体。




　6、费控相关台账

费用通过立项归档后进入台账，同时费用相关的合同、付款根据关联的立项不断更新立项数据，形成报表台账供用户查询，不同用户可以根据自己的权限查询相关数据。

为高层领导构建专属的费用项目台账报表，实时汇总立项总金额、所有合同流程的签订金额、所有付款流程的付款金额等内容。

构建以合同为维度和以付款为维度的统计表报，方便领导从不同维度了解合同及付款情况。




7、与NC付款单结算单集成

将客户在用的泛微协同办公平台与用友NC平台打通，使该企业用户可以在泛微的协同管理平台中发起支付管理类流程，经过领导审批完成、出纳付款、流程归档后自动生成NC系统付款结算单。




　　系统应用价值总结

通过泛微的费控管理应用，帮助客户实现了：

1、重新梳理客户的会计科目：通过咨询的方式帮助该企业重新梳理会计科目。

2、预算管控：通过建立预算库实现客户通过成本中心落地预算，对该企业的管理费用、销售费用等实现事前、事中及事后的全过程管控。

3、提供多维度费用及预算台账：为该企业构建多维度的费用相关报表，满足该企业各层级领导实时查询立项金额、立项余额、合同签订总金额、付款总金额等数据。

4、与用友NC打通：实现了OA系统与NC系统支付管理类流程数据的集成，自动生成NC系统的付款结算单，减少了财务人员的数据录入工作，提高了财务人员的工作效率，规范该企业财务管理规范。

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